Spaarnelanden verbetert samenwerking en procesbeheer met de Mozard Suite
Een flexibele digitale oplossing die ketensamenwerking vergemakkelijkt en procesafhandeling versnelt.
meldingen per jaar verwerkt
medewerkers in het systeem
Na een taakuitbreiding verwerkte Spaarnelanden duizenden meldingen per jaar met een handmatig en versnipperd proces via het systeem van de gemeente Haarlem. De werkwijze was foutgevoelig en onvoldoende schaalbaar, waardoor de behoefte ontstond aan een eigen, efficiënter meldingenplatform.
Mozard bouwde een volledig geïntegreerd meldingenplatform dat handmatige processen verving door automatisering. Het systeem centraliseert alle meldingen openbare ruimte, biedt realtime statusbewaking en geografische weergave, en koppelt via een REST API direct met het systeem van gemeente Haarlem voor automatische gegevensuitwisseling.
Dankzij de Mozard Suite verlopen meldingenafhandeling en terugkoppeling volledig geautomatiseerd, zonder handmatig overnemen van gegevens. De software ondersteunt dagelijks het werk van ruim honderd collega’s en draagt bij aan duidelijke werkprocessen en een betrouwbare dienstverlening richting inwoners en gemeenten.
De behoefte om te automatiseren
Spaarnelanden is een afvalverwerkingsbedrijf dat namens gemeenten Haarlem en Zandvoort de meldingen openbare ruimte (MOR) behandelt. Vóór de implementatie van de Mozard Suite was dit proces omslachtig en inefficiënt. Meldingen kwamen binnen via het systeem van gemeente Haarlem, werden dagelijks geprint op papier, verdeeld en handmatig afgehandeld. Daarna moest alles weer worden ingevoerd in het gemeentesysteem. Dit kostte veel tijd, leverde fouten op en werd onwerkbaar toen het aantal meldingen opliep van 12.000 naar bijna 20.000 per jaar.
Spaarnelanden koos daarom voor de Mozard Suite voor de behandeling van MOR-meldingen voor gemeenten Haarlem en Zandvoort. Het flexibele meldingenplatform digitaliseert en centraliseert deze processen volledig.
De technische integratie
Na de implementatie van de Mozard Suite was Spaarnelanden niet langer afhankelijk van het printen van meldingen. Maar er bleef één grote hobbel: alle meldingen uit het gemeentesysteem moesten nog handmatig worden overgenomen in Mozard. Ook de terugkoppeling van afgehandelde meldingen gebeurde handmatig. Dit was foutgevoelig en kostte onnodig veel tijd.
Er ontstond daarom al snel de wens om een technische koppeling te realiseren. Eind 2019 kwam die er – een REST API-koppeling, ontwikkeld volgens de principes van Common Ground. Nieuwe meldingen worden nu automatisch opgehaald door de Mozard-broker*. Daar start een zaak en na afhandeling gaat de informatie automatisch terug. Het hele meldingenproces tussen gemeente Haarlem en Spaarnelanden is nu volledig geautomatiseerd.
* De Mozard-broker is een technische component binnen de Mozard Suite die gebruikt wordt voor het uitwisselen van gegevens tussen verschillende systemen, zoals het zaaksysteem van Mozard en externe bronnen (bijvoorbeeld meldingssystemen van gemeenten of landelijke voorzieningen).
"Met het realiseren van deze koppeling is er een enorme efficiencyslag bereikt voor de 18.000-20.000 meldingen die jaarlijks worden behandeld."
Deze integratie maakte handmatige invoer en terugkoppeling overbodig. Dat leverde aanzienlijke tijdwinst op en minder kans op fouten. In het begin waren er wat opstartproblemen met het berichtenverkeer, maar die zijn door directe samenwerking tussen gemeente Haarlem, Spaarnelanden en Mozard snel opgelost.
De Mozard Suite heeft een open architectuur die zich moeiteloos aanpast aan lokale ICT-omgevingen. Koppelingen zijn mogelijk via zowel klassieke technieken (StUF, ETL) als moderne oplossingen (REST API's). Bij Spaarnelanden is ook een koppeling met hun BI-tool gerealiseerd, zodat rapportages direct op actuele data zijn gebaseerd.
Ervaring met de Mozard Suite
Ongeveer 120 van de 260 medewerkers bij Spaarnelanden werken intensief met de Mozard Suite, met name bij afdelingen die betrokken zijn bij meldingen zoals Frontoffice, Afval & Grofvuil, en Beheer Openbare Ruimte. De update naar Opus X, de nieuwste versie van Mozard, wordt als een grote verbetering ervaren: "duidelijker, sneller, overzichtelijker en intuïtiever."
“Bij Spaarnelanden zijn we er erg trots op dat zo veel collega's al succesvol met de Mozard Suite werken.”
De samenwerking met Mozard BV wordt als professioneel en betrokken ervaren. De communicatie en terugkoppeling worden als sterke punten van de dienstverlening van Mozard gezien.