Kan de Mozard Suite voor meerdere organisaties tegelijk worden ingezet?

Deze aanpak verhoogt de efficiëntie, verlaagt kosten en maakt het makkelijker om kennis en middelen te delen, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening naar burgers of studenten.

Multiorganisatie-functionaliteit

Steeds meer gemeenten, hogescholen en andere publieke organisaties kiezen ervoor om samen te werken. Strategische agenda’s, kostenbesparing, meer expertise en het creëren van grotere clusters zijn belangrijke redenen om krachten te bundelen. Digitalisering biedt een oplossing voor de barrières die geografische afstanden kunnen vormen, door het gecontroleerd delen van functionaliteit en informatie (content).

De Mozard Suite is een alles-in-één platform dat de samenwerking vergemakkelijkt en de interne bedrijfsvoering van meerdere organisaties ondersteunt via één installatie. De suite bevat onder andere een zaaksysteem, objectregistratiesysteem, documentmanagementsysteem, contentmanagementsysteem met formulieren, intranet en klantcontactsysteem (KCC). Bekijk alle functies van de Mozard suite.

Met één installatie kunnen verschillende organisaties eenvoudig informatie uitwisselen. Zo maken bijvoorbeeld de gemeenten IJsselstein en Montfoort en Oostzaan en Wormerland gebruik van Mozard’s multi-organisatie-functionaliteit om efficiënter samen te werken.

Hoe kan Mozard als multiorganisatie-systeem worden ingezet?

Mozard biedt uitgebreide multi-organisatie-functionaliteit waarmee meerdere organisaties, zoals gemeentelijke samenwerkingsverbanden (GR’s) of holdings, gebruik kunnen maken van gedeelde informatie en functionaliteit. Dit betekent dat er één Mozard Suite met één database wordt gebruikt voor meerdere organisaties.

De organisaties bepalen zelf welke informatie en functionaliteiten wel of niet gedeeld worden. Zo kan de inrichting voor klanten als losse systemen functioneren met een eigen ‘look and feel’, terwijl het intranet voor medewerkers als één geheel wordt gepresenteerd.

Dit geldt bijvoorbeeld voor de samenwerking tussen de gemeenten Montfoort en IJsselstein. Ze maken gebruik van één gezamenlijk klantcontactcentrum en intranet, waardoor kennis makkelijk gedeeld kan worden. Voor de klant blijven er echter twee zichtbare klantcontactcentra.

De werkzaamheden van de klantcontactcentra zijn gesynchroniseerd en worden centraal aangestuurd. Medewerkers hebben via het intranetportaal toegang tot nieuwsberichten, veelgestelde vragen, telefoongidsen, zaken, registraties en documenten waarvoor ze geautoriseerd zijn.

Hoe ervaart de klant Mozard als multiorganisatie-systeem?

Wanneer de Mozard Suite door meerdere organisaties wordt gebruikt, merken klanten geen verschil in hun ervaring. Ze blijven gebruik maken van de vertrouwde kanalen (website, post, telefoon) van de organisatie.

Mozard maakt het mogelijk om verschillende websites en content te beheren vanuit één systeem, terwijl elke organisatie haar eigen uitstraling behoudt. Dit betekent bijvoorbeeld dat klanten nieuws en veelgestelde vragen van organisatie A kunnen raadplegen via de ene website, en van organisatie B via de andere.

Klanten kunnen ook via een webformulier hun aanvraag indienen. Dit formulier maakt automatisch een zaak aan, die door medewerkers van zowel organisatie A als B kan worden bekeken en behandeld. De URL van de website bepaalt van welke organisatie de aanvraag komt.

Indien gewenst, kan elke organisatie een eigen lay-out behouden, zodat de website volledig in lijn is met de eigen huisstijl. Postaanvragen worden volledig ondersteund: wanneer een klant een brief per post verstuurt, wordt deze geregistreerd door een postmedewerker, die bepaalt naar welke organisatie de post wordt doorgestuurd.

Als er gekozen wordt voor één gezamenlijk KCC, kan de KCC-medewerker snel de juiste informatie vinden met behulp van zoeksleutels, en eenvoudig het antwoord tonen van de gewenste organisatie.

Inrichting

Je bepaalt zelf welke informatie zichtbaar is voor welke gebruikersgroepen. Zo kun je ervoor kiezen dat bepaalde veelgestelde vragen, nieuwsberichten of documenten alleen zichtbaar zijn voor medewerkers op het intranet van een organisatie, of dat ze alleen op de externe website van de organisatie te zien zijn. Zo zorg je ervoor dat de juiste informatie bij de juiste mensen terechtkomt.

Voordelen samengevat

De voordelen van een multi-inrichting zijn groot. Met één database en één systeem voor website, intranet en extranet kunnen medewerkers eenvoudig informatie en kennis delen. Het zaakgericht samenwerken in één omgeving maakt organisaties flexibel. Ze kunnen werkprocessen afstemmen en taken voor elkaar uitvoeren, wat de efficiëntie vergroot en de kwetsbaarheid verlaagt.

Deze aanpak zorgt voor een betere dienstverlening naar burgers. Het inzetten van de Mozard Suite voor meerdere organisaties is ook kostenbesparend. Gezamenlijk systeembeheer en functioneel beheer verlagen de onderhoudskosten, en het gezamenlijke opleidingstraject maakt kostenbesparing mogelijk.